sexta-feira, 7 de dezembro de 2012

Ciclo de vida dos documentos é preocupação fundamental para a APDSI

A APDSI realizou ontem a conferência "Gestão Documental na Administração Pública" que juntou na Torre do Tombo, em Lisboa, vários oradores com créditos dados na área da informação e gestão documental na Administração Pública que concluíram que o ciclo de vida dos documentos é, hoje em dia, uma preocupação fundamental.No atual contexto económico de Portugal, a redução de custos foi o ponto de partida para a discussão e a questão dominante na apresentação de Luís Vidigal, da Direção da APDSI, que questionou a boa aplicabilidade dos investimentos já feitos na área da gestão documental na Administração Pública. "É preciso repensar as organizações para tirar partido das ferramentas", advogou.

Estando os conteúdos da sociedade em geral cada vez mais complexos, Luís Vidigal alerta para a necessidade do Estado saber escolher os produtos que melhor obedecem às normas mais relevantes na matéria da gestão documental da administração pública para que "se preservem os nossos ativos e se evolua na tecnologia sabendo que processos e dados estão protegidos".

Enquanto alertou para o facto de muitos documentos de bibliotecas e arquivos se estarem a perder, Luís Vidigal notou ainda que está a verificar-se uma politização excessiva dos ministérios que estão a ser absorvidos por aquilo que é o próprio Governo. "Porque não criar uma identidade que permaneça para além de uma legislatura?", desafiou este membro da Direção da APDSI, concluindo que "é preciso distinguir custo de investimentos e a gestão documental é uma área urgente. Vamos ter que fazer mais com menos, ou seja com menos tempo e menos custo, aumentar a qualidade e remover as arbitrariedades".

Maria João Marques, Gestora de Projeto na AMA - Agência para a Modernização Administrativa, apresentou as várias medidas em curso com vista a uma melhor gestão documental. Na origem da criação de um grupo de trabalho nesta área está a proliferação de plataformas e soluções díspares que foram trazendo dificuldades na integração de informação entre si. O grupo de trabalho da AMA tem por objetivo uma orientação e redução de custos nas TIC, tendo como finalidade um estímulo ao crescimento económico através de uma reorganização das tarefas.

A resposta da DGLAB - Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, assenta na metainformação para a interoperabilidade. "A ideia é que para a informação poder ser utilizada e reutilizada tem de haver interoperabilidade técnica e semântica", ressalvou Pedro Penteado, Diretor de Projeto de Desenvolvimento da Macroestrutura Funcional. Para tal, 34 entidades aderiram voluntariamente ao programa PAEIS - Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica e aceitaram o compromisso de adotarem instrumentos comuns de interoperabilidade.

A segunda metade da conferência foi reservada à apresentação de casos de sucesso na área da desmaterialização de processos e gestão documentação na Administração Pública. Um deles foi trazido pela EPAP - Entidade de Serviços Partilhados na Administração Pública. Gonçalo Caseiro, Vogal do Conselho Diretivo da ESPAP, destacou as iniciativas levadas a cabo pelo Ministério das Finanças na área da gestão documental. "Entre reformas, desafios e iniciativas aqui temos boa gestão pública que deu resultados", afirmou.

Foi, ainda, a presentado o caso da Polícia Judiciária (onde apenas falta criar interoperabilidade com o Ministério Público) e do Sistema de Gestão Documental do Exército.

A conferência terminou com a apresentação do livro "Gestão Documental na Perspetiva do MoReq 2010" da autoria de Rafael António.

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