36 medidas para reduzir a despesa pública através da melhor gestão e utilização das TIC

Melhoria dos Processos:

1. Definir e arquitectar processos e promover a sua desmaterialização do princípio até ao fim (end-to-end) evitando iniciativas departamentais que não estejam alinhadas com as várias entidades que contribuem para a fluidez e aceleração global dos respectivos processos.
2. Adopção generalizada de sistemas de gestão documental e workflow que não se limitem à criação de meros sistemas de entrada e saída de correspondência, acabando com circuitos paralelos e redundantes de informação analógica e digital, que apenas aumentam os custos, a complexidade e a improdutividade dos processos administrativos.
3. Desmaterialização dos processos de decisão e autorização administrativa, reconhecendo a sua autenticidade e segurança, através da utilização generalizada de certificados digitais, garantido um significativo aumento da transparência e previsibilidade dos actos administrativos e a redução de custos para o Estado e para a sociedade.
4. Aumentar a cooperação, integração e interoperabilidade entre sistemas fazendo um aproveitamento mais racional da plataforma de serviços comuns da AMA e de outras plataformas entretanto adquiridas a nível ministerial e departamental (Justiça, Impostos, etc.).
5. Generalização do uso da factura electrónica, garantindo o rigor das transacções e contribuindo para a redução do sector informal da economia, através da integração segura e fiável entre o sistema de aquisições e o sistema financeiro do Estado (ERP), garantindo a interoperabilidade dos dados baseados em formatos normalizados internacionalmente (EB-XML) e não apenas em formatos PDF orientados ao papel.
6. Transformar os trabalhadores de funções públicas em trabalhadores do conhecimento mais centrados em tarefas qualificadas do que em meras rotinas e rituais de controlo e verificação que podem ser melhor asseguradas pelo uso intensivo de tecnologias da informação.

Gestão das comunicações:

1. Utilização da rede RING de fibra escura do CEGER, que se encontra fortemente subutilizada pelos gabinetes do Governo, para suporte aos processos da administração pública, mantendo a total separação entre os canais políticos e administrativos, mas garantindo a sua interoperabilidade de forma segura sempre que necessário.
2. Racionalização das redes de comunicações ministeriais, aumentando a sua escala e a capacidade de negociação com os operadores.
3. Utilização de áudio e videoconferências para reduzir custos de deslocação e alojamento para reuniões presenciais, utilizando a rede instalada da FCCN e plataformas de e-learning já disponíveis em vários ministérios e no INA ou apenas redes VOIP profissionais multiponto ou domésticas ponto a ponto (Skype, Live Messenger, etc.)
4. Abertura do canal de comunicações móveis com a sociedade (m-Government), nomeadamente para sistemas de alerta, serviços geo-referenciados, colecta de informação de cidadania, etc., aproveitando o sucesso da penetração dos telemóveis na população portuguesa (130%).

Gestão de identidades:

1. Racionalização das várias entidades certificadoras do sector público que emitem certificados digitais qualificados (CEGER, AMA, Ministério da Justiça, etc.).
2. Criação de um sistema de identificação e responsabilização de cargos e trabalhadores em funções públicas, de suporte à desmaterialização dos actos administrativos e dos respectivos processos decisórios, de forma integrada com as assinaturas digitais qualificadas para actos decisórios ou de elevada responsabilidade e independência técnica.
3. Revogação do número 5 do artigo 35º da Constituição da República Portuguesa que proíbe a criação do número único do cidadão e correspondente simplificação do sistema nacional de identificação e da desmaterialização de processos administrativos.
4. Reforço e melhoria dos sistemas de auditoria e salvaguarda da protecção dos dados pessoais informatizados, garantindo a sua privacidade e segurança.

Gestão de Informação e repositórios comuns:

1. Criar uma arquitectura de informação e uma semântica comum a todo o sector público, normalizando conceitos e formatos capazes de garantir a interoperabilidade e a fluidez dos processos orientados aos vários eventos do ciclo de vida dos cidadãos e agentes económicos.
2. Generalizar a utilização de repositórios comuns relativos a pessoas, empresas, veículos e território, sincronizando os respectivos ciclos de vida e acabando com a redundância e a incoerência de ficheiros sobre as mesmas entidades informacionais.
3. Aumentar o ritmo de digitalização dos processos de registo civil e predial de forma a criar cadastros únicos, fiáveis e multi-funcionais de pessoas e território.
4. Integração do sistema de controlo do ciclo de vida dos cidadãos, garantindo a qualidade e sincronia dos dados em todos os sistemas que utilizem dados relativos a pessoas (nascimento, estado civil, falecimento, etc.)
5. Criar uma task force conducente à criação do Cadastro Multifuncional de todo o território português integrando neste processo todas as iniciativas já em curso no âmbito da administração central, regional e local, nomeadamente através do reforço político ao projecto SINERGIC.
6. Generalizar a utilização de repositórios comuns já existentes relativos a empresas, nomeadamente o IES , (Informação Empresarial Simplificada), junto de ministérios que ainda não estão envolvidos neste sistema como é o caso do Ministério da Economia, de forma a ser criado um dossier multifuncional das empresas portuguesas de apoio à economia real.
7. Generalizar a utilização de repositórios comuns já existentes relativos a veículos automóveis, nomeadamente o DUA (Documento Único Automóvel), em sistemas que dependem da qualidade da informação relativa ao seu ciclo de vida, como é o caso da administração fiscal (mudanças de propriedade, abates, etc.)
8. Cumprir as directivas da União Europeia sobre reutilização de informação do sector público, devolvendo à sociedade informação recolhida pelo Estado, de forma a dinamizar o mercado de informação e a melhoria dos sistemas e aplicações de suporte à economia real (informação estatística, geográfica, legislativa, económica, etc.)
9. Retomar o SIGRAP (Sistema de Informação de Gestão dos Recursos da Administração Pública), interrompido em 2007, como forma de tornar transparente a realidade financeira, o balanço social e a situação patrimonial de todos os organismos do sector público, através de sistemas eficazes de reporte e da utilização adequada de tecnologias de Business Intelligence.

Gestão dos Sistemas e Tecnologias da Informação (SI/TI):

1. Adopção de processos e melhores práticas de gestão e auditoria de sistemas e tecnologias da informação (ITIL, ISO 20000, ISO 27001, CMMI, CobIT, etc.).
2. Acabar com a multiplicidade de tutelas e organismos com competências de gestão dos SI/TI em áreas críticas como a Justiça, acabando com a multiplicidade de centros de aquisição e orçamentos concorrentes e mal alinhados entre si.
3. Acabar com a criação de estruturas paralelas e redundantes no âmbito da administração indirecta do Estado, nomeadamente institutos, agências, empresas públicas, fundações ACE, etc, como forma de fugir ao controlo orçamental, de iludir os bloqueios à admissão de trabalhadores no sector público e como instrumento de multiplicação dos cargos de gestores públicos e de pagamento de favores políticos.
4. Acabar com todos os organismos da administração indirecta do Estado, que desempenham funções e serviços partilhados, as quais podem ser melhor exercidas em regime de concorrência pelo mercado privado e que não constituem funções nucleares do Estado, como é o caso dos processos administrativos de apoio à gestão de recursos humanos, financeiros e patrimoniais (GERAP, ANCP, etc.), reforçando por outro lado as funções de coordenação e regulação entretanto extintas ou desvalorizadas no âmbito da administração directa do Estado.
5. Externalização de centros de processamento de dados e utilização de sistemas de cloud computing,, garantindo níveis elevados de qualidade de serviço, salvaguardando repositórios de dados em áreas de maior soberania e que requeiram requisitos acrescidos de privacidade e segurança.
6. Aumentar as competências técnicas de gestão de outsourcing, de gestão de projectos, de planeamento estratégico e de arquitectura de sistemas e tecnologias de informação na administração pública.
7. Nomeação de um CIO (Chief Information Officer) da administração pública tecnicamente independente e subordinado politicamente ao Primeiro Ministro, que seja responsável pela governação dos SI/TI do Estado de forma alinhada com o Programa do Governo e as Grandes Opções do Plano e capaz de garantir a continuidade de medidas estruturais de carácter interministerial e inter-legislaturas.
8. Criação de um organismo de apoio à governação dos SI/TI do Estado que integre um laboratório e um centro de competências de excelência, para a utilização e experimentação de tecnologias inovadoras de apoio ao e-Government, com credibilidade e independência técnica.
9. Generalização do uso de tecnologias open source e adopção de open standards.

Reforço da cidadania activa:

1. Abertura do Diário da República Digital à consulta gratuita em texto integral, com utilização de operadores booleanos.
2. Simplificação do Portal do Cidadão para aumentar a sua acessibilidade e usabilidade por parte do cidadão comum.
3. Criação integrada de canais alternativos baseados em suportes multimédia, quiosques, televisão, redes sociais, etc, capazes de ultrapassar a exclusão digital de quase 50% dos cidadãos portugueses.
4. Criação do Sistema de Informação para a Transparência da Administração Pública (SITAP), várias vezes proposto pelas oposições, mas sistematicamente adiado pelos sucessivos governos, capaz de responsabilizar os decisores políticos e administrativos e suportar a avaliação e o escrutínio por parte da sociedade.

Este trabalho resultou de uma rápida reflexão pessoal, mas irá ser retomado em breve.